Es gibt kaum eine Sache, von der es so viel gibt, wie Papier. Überall wo man hinschaut findet man kleine und große Zettel, Blöcke, Heftnotizen und Kataloge, die allesamt aus dem gleichen Material hergestellt werden. Gut für die Umwelt kann das ja nicht sein, denn für ordentliches Papier müssen eine Menge Bäume herhalten. Daher gibt es heute in vielen Büros die Bestrebung, möglichst ohne Papier auszukommen mit DMS, also Dokumenten Management Systemen, ist das eigentlich auch relativ leicht möglich. Zugegebenermaßen ist die Umstellung ein ein DMS relativ umständlich und mindestens ein zusätzlicher Mitarbeiter muss dafür geschult werden, letztlich aber kann es sich sehr lohnen, das eigene Büro oder auch ein gesamtes Unternehmen mit möglichst wenig Papier zum Laufen zu bringen. Zudem kann DMS hier auch für ein gutes Image sorgen, denn wer wenig Papier verbraucht, der schützt die Umwelt und gewinnt hierdurch automatisch auch an Ansehen bei potenziellen und eigenen Kunden. DMS gibt es viele. So ist es zunächst auch wichtig, was man im jeweiligen Unternehmen wirklich braucht. Gibt es viele Dokumente und entstehen jeden tag neue Fluten an Papieren und Unterlagen, braucht man ein sehr umfangreiches DMS, das ebenfalls einen eigenen Server braucht. Dieser Server kann von Mitarbeitern des Unternehmens gewartet und betreut werden und enthält alle Dokumente, die in das DMS eingepflegt werden. Das Positive hieran ist auch, dass durch ein DMS alle Mitarbeiter im Unternehmen die gleichen Dokumente haben, auf die sie zugreifen. Ändert also ein Mitarbeiter ein Dokument im DMS, so sind alle anderen direkt darüber informiert, sobald sie die Datei öffnen.Das macht besonders viel Sinn bei Preiskalkulationen, die sich möglicherweise schnell verändern. Da muss man nicht immer erst alle Mitarbeiter und Kollegen über eine Änderung informieren, sondern ändert einfach das, was sowieso jeder nutzt. Damit das nicht in die Hose geht, sollte man ein DMS auch mit den richtigen Berechtigungen versehen. Nur wer sich tatsächlich mit dem Inhalt einer Datei auskennt, sollte auch in der Lage sein, diese zu verändern. So ist das richtige Setzen von Lese- und Schreibrechten ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden DMS. Da es aber selbstverständlich noch eine Menge Unterlagen gibt, die jeden Tag per Post in Papierform in das Unternehmen flattern, benötigt man einen Mitarbeiter, der diese scannt und in das DMS hochlädt. Die betreffenden Dokumente können nach ihrer Archivierung dann getrost vernichtet werden. Damit kann man auch nicht unbeträchtliche Mengen an Lagerkosten sparen, die sonst für bergeweise Kartons prall gefüllt mit Dokumenten ausgegeben werden müsste. Denn eine Aufbewahrungspflicht für Dokumente gibt es ja. Hält man die nicht ein, so kann man mit gehörigen Strafen belegt werden, was es selbstverständlich zu vermeiden gilt. Zudem sind Dokumente in einem DMS nicht so vergänglich wie die in Papierform. Sie vergilben und verblassen nicht und sind somit auch nach Jahren noch lesbar wie am ersten Tag. Das alles spricht deutlich für ein DMS im eigenen Unternehmen. Wer mehr erfahren möchte, sollte sich dennoch einmal mit einem fachkundigen Unternehmen unterhalten, um herauszufinden, welche Form des DMS für das eigene Unternehmen die richtige ist.